Proposal sponsorship adalah dokumen yang meminta dukungan dana atau barang dari perusahaan untuk sebuah acara dan menjelaskan imbalan promosi yang diperoleh sponsor. Sponsor memutuskan berdasarkan kecocokan audiens dan manfaat bagi merek mereka, bukan semata-mata karena acara itu penting bagi Anda.
Unsur yang perlu ada
- Profil acara. Nama, tujuan, tanggal, lokasi, dan format acara.
- Profil penyelenggara. Organisasi atau panitia, serta pengalaman menyelenggarakan acara sebelumnya.
- Profil audiens. Siapa pesertanya, dengan gambaran jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan.
- Paket sponsorship. Tingkatan dukungan dan imbalan untuk masing-masing.
- Bentuk promosi. Logo di materi acara, penyebutan, stan, atau konten.
- Rincian dukungan yang dibutuhkan.
- Kontak dan cara menindaklanjuti.
Menyusun paket
Tawarkan beberapa tingkat, misalnya paket utama, pendamping, dan pendukung, dengan rincian imbalan berbeda. Jelaskan tiap imbalan secara konkret: ukuran logo, jumlah penyebutan, atau lokasi stan. Hindari angka audiens yang tidak dapat dibuktikan.
Pendekatan kepada sponsor
Pelajari dulu perusahaan yang dituju: produk, audiens, dan program yang pernah mereka dukung. Sesuaikan proposal dengan hal itu. Surat pengantar singkat yang ditujukan kepada orang yang tepat biasanya lebih efektif daripada proposal massal. Proposal sponsorship merupakan pembuka kerja sama, bukan akhir, jadi bersiaplah untuk bernegosiasi dan melaporkan pelaksanaan setelah acara.
Ada dua hal yang membuat sponsor mempertimbangkan kembali, yaitu laporan pasca-acara yang jelas dan kepatuhan pada janji. Prinsip utamanya ialah menepati yang dijanjikan. Contoh isi dapat dilihat di contoh proposal sponsorship, dan bila Anda mencari bantuan desain, baca jasa desain proposal sponsorship.
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa lama sebelum acara proposal dikirim?
Lebih cepat lebih baik, karena perusahaan umumnya membutuhkan waktu untuk persetujuan.
Perlukah menyebutkan nilai uang tiap paket?
Ya, agar sponsor dapat menilai. Tentukan angka yang wajar dan siap dinegosiasikan.
Bagaimana jika sponsor menolak?
Tanyakan alasannya dengan sopan; masukan itu berguna untuk proposal berikutnya.
