Kop surat adalah bagian atas surat resmi yang memuat identitas pengirim, seperti logo, nama lembaga, alamat, dan kontak. Kop yang rapi memberi kesan profesional dan membuat surat mudah dikenali.
Isi kop surat
- Logo lembaga atau usaha.
- Nama lembaga atau perusahaan.
- Alamat lengkap.
- Nomor telepon, surel, dan situs web bila ada.
- Garis pemisah di bawahnya.
Langkah membuat di Word
- Klik dua kali area atas halaman untuk membuka Header, atau buka Insert > Header.
- Sisipkan logo lewat Insert > Pictures dan atur ukurannya agar proporsional.
- Ketik nama lembaga dan alamat. Gunakan ukuran besar untuk nama dan lebih kecil untuk alamat.
- Atur rata tengah atau gunakan tabel tanpa garis untuk menempatkan logo di kiri dan teks di kanan.
- Tambahkan garis dengan Home > Borders > Bottom Border.
- Tutup header dengan Close Header and Footer.
Simpan sebagai templat
Setelah kop selesai, simpan berkas sebagai Word Template (.dotx) lewat File > Save As. Dengan begitu, surat baru tinggal dibuat dari templat tanpa menyalin ulang. Kop surat yang konsisten merupakan bagian dari identitas lembaga, jadi pakai logo beresolusi cukup agar tidak buram saat dicetak.
Hal yang perlu dicek
Untuk lembaga pemerintah atau organisasi tertentu, bentuk kop mengikuti pedoman resmi mereka. Dua hal yang perlu diperiksa, yaitu ketepatan alamat dan kontak yang masih aktif. Yang utama ialah kejelasan identitas. Panduan format surat ada di cara membuat surat resmi, dan bila Anda ingin templat dokumen lengkap, baca jasa pembuatan template dokumen.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah kop surat harus berwarna?
Tidak. Hitam putih juga baik dan lebih hemat saat dicetak.
Bagaimana agar logo tidak buram?
Gunakan gambar beresolusi cukup dan jangan memperbesar gambar kecil.
Perlukah kop di setiap halaman?
Biasanya hanya di halaman pertama, kecuali kebijakan lembaga menyatakan lain.
