Surat resmi adalah surat yang dibuat atas nama lembaga atau perorangan untuk keperluan formal, seperti pemberitahuan, permohonan, atau undangan, dengan bahasa baku dan format yang tertata. Bagian-bagiannya relatif seragam sehingga pembaca cepat menangkap maksud surat.
Bagian surat resmi
- Kop surat. Identitas pengirim.
- Tempat dan tanggal. Contoh: "Semarang, 9 Oktober 2026".
- Nomor, lampiran, dan perihal. Nomor surat bila ada, jumlah lampiran, dan pokok surat.
- Alamat tujuan. "Yth. Bapak/Ibu ..." disertai nama jabatan atau lembaga.
- Salam pembuka. "Dengan hormat,".
- Isi surat. Pembuka, inti, dan penutup.
- Salam penutup. "Hormat kami,".
- Tanda tangan dan nama jelas.
- Tembusan bila diperlukan.
Menulis isi surat
Tiga bagian isi sebaiknya jelas, yaitu paragraf pembuka yang menyebut maksud surat, paragraf inti yang menyampaikan rincian, dan paragraf penutup yang menyatakan harapan atau tindak lanjut. Gunakan kalimat singkat dan bahasa baku. Sebutkan tanggal, waktu, atau jumlah secara spesifik bila relevan.
Catatan tentang pedoman
Instansi pemerintah dan sebagian lembaga memiliki pedoman tata naskah dinas sendiri, yang mengatur kop, penomoran, dan tata letak. Jika Anda menulis untuk lembaga seperti itu, ikuti pedomannya, bukan format umum ini. Sebaliknya, untuk usaha dan organisasi swasta, format umum merupakan acuan yang cukup.
Periksa sebelum mengirim
Baca ulang nama penerima, tanggal, dan lampiran. Satu pegangan yang menjaga mutu surat ialah kesopanan dan ketepatan. Lihat cara membuat kop surat untuk bagian atas surat dan cara membuat surat penawaran untuk jenis lain.
Pertanyaan yang sering diajukan
Perlukah nomor surat?
Untuk lembaga yang menerapkan penomoran, ya. Untuk surat sederhana, tidak selalu.
Apakah surat resmi harus dicetak?
Tidak harus. Surat digital dalam bentuk PDF kini lazim, tergantung kebijakan penerima.
Bagaimana menulis nama penerima yang tidak diketahui?
Gunakan sebutan jabatan, misalnya "Yth. Pimpinan Perusahaan".
