SOP, kependekan dari standar operasional prosedur, adalah dokumen yang menjelaskan langkah-langkah baku untuk menjalankan suatu pekerjaan sehingga hasilnya konsisten siapa pun yang mengerjakannya. SOP yang baik mengurangi pertanyaan berulang dan kesalahan, serta memudahkan orang baru belajar.
Pilih proses yang paling perlu
Jangan memulai dengan membuat SOP untuk semuanya. Pilih proses yang sering menimbulkan kesalahan, melibatkan banyak orang, atau berdampak besar, misalnya pemesanan, pengiriman, penanganan keluhan, atau pencatatan keuangan.
Bagian dalam satu SOP
| Bagian | Isi |
|---|---|
| Judul dan nomor | Nama proses dan versi dokumen |
| Tujuan | Mengapa prosedur ini ada |
| Ruang lingkup | Kapan dan oleh siapa dipakai |
| Penanggung jawab | Peran yang menjalankan tiap langkah |
| Langkah-langkah | Urutan kerja, jelas dan bernomor |
| Dokumen terkait | Formulir atau templat yang dipakai |
| Catatan perubahan | Riwayat revisi |
Cara menulis langkah
- Amati atau tanyakan kepada orang yang benar-benar menjalankan pekerjaan.
- Tulis langkah dalam kalimat perintah yang singkat, satu tindakan per langkah.
- Sebutkan siapa yang melakukannya dan alat yang dipakai.
- Buat diagram alur untuk proses yang bercabang.
- Uji dengan meminta orang lain mengikuti SOP tanpa bantuan Anda.
Menjaga SOP tetap hidup
SOP merupakan dokumen yang perlu ditinjau berkala. Jika proses berubah tetapi dokumen tidak diperbarui, SOP justru menyesatkan. Tetapkan pemilik tiap SOP dan jadwal tinjau, misalnya setiap enam bulan. Dua hal yang paling sering membuat SOP gagal, yaitu terlalu panjang dan tidak dilatihkan. Ukuran keberhasilannya ialah apakah SOP dipakai sehari-hari. Bila perlu bantuan menyusun, baca jasa pembuatan SOP.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah usaha kecil perlu SOP?
Berguna untuk proses penting, meski bentuknya sederhana, misalnya daftar periksa satu halaman.
Format apa yang paling baik?
Yang paling mudah diakses dan dibaca tim, bisa dokumen, halaman web internal, atau daftar periksa.
Siapa yang menulis SOP?
Sebaiknya orang yang menjalankan prosesnya, ditinjau oleh pimpinan.
