Laporan pertanggungjawaban adalah dokumen yang melaporkan penggunaan dana suatu kegiatan, lengkap dengan bukti, sehingga pemberi dana dapat memeriksa bahwa dana dipakai sesuai tujuan. Format sebenarnya mengikuti ketentuan lembaga atau pemberi dana Anda.
Isi laporan
- Ringkasan kegiatan. Judul, waktu, dan penanggung jawab.
- Rekap pemasukan. Sumber dana dan jumlahnya.
- Rekap pengeluaran. Per pos, dengan tanggal dan jumlah.
- Perbandingan dengan anggaran. Rencana, realisasi, dan selisih.
- Saldo akhir. Sisa dana atau kekurangan dan penanganannya.
- Lampiran bukti. Nota, kuitansi, atau bukti transfer.
- Pengesahan. Tanda tangan pihak terkait.
Contoh tabel realisasi
| Pos | Anggaran | Realisasi | Selisih |
|---|---|---|---|
| Konsumsi | Rp A | Rp B | Rp C |
| Perlengkapan | Rp D | Rp E | Rp F |
Angka sengaja berupa huruf pengganti. Gunakan data nyata dan hitung selisih dengan rumus agar tidak salah.
Tips menjaga bukti
- Simpan semua nota sejak awal dan beri nomor urut.
- Foto atau pindai nota agar tidak hilang.
- Catat transaksi di spreadsheet segera setelah terjadi.
- Mintalah nota atas nama kegiatan bila memungkinkan.
Prinsip yang perlu dipegang
Laporan ini merupakan bentuk akuntabilitas, yaitu pertanggungjawaban atas dana yang dipercayakan. Selisih antara anggaran dan realisasi bukan hal yang buruk selama dijelaskan. Aturan utamanya ialah transparansi: semua pengeluaran harus bisa ditelusuri. Gunakan template laporan keuangan Excel untuk merekap, dan lihat cara membuat laporan kegiatan untuk bagian narasinya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah nota tulisan tangan sah?
Bergantung ketentuan pemberi dana. Tanyakan persyaratan buktinya.
Bagaimana jika ada sisa dana?
Ikuti kesepakatan: dikembalikan, dialihkan, atau dicatat sebagai saldo.
Apakah harus diaudit?
Tergantung kebijakan lembaga dan besar dana.
