Laporan kegiatan adalah dokumen yang menyampaikan pelaksanaan dan hasil suatu kegiatan kepada pihak yang berkepentingan, seperti pimpinan, pemberi dukungan, atau anggota organisasi. Laporan yang baik memudahkan pembaca menilai apakah kegiatan berjalan sesuai rencana.
Susunan yang lazim
- Halaman judul.
- Pendahuluan. Latar belakang dan tujuan, mengacu pada proposal.
- Pelaksanaan. Waktu, tempat, peserta, dan rangkaian acara.
- Hasil. Capaian dibandingkan rencana, dengan data bila ada.
- Kendala dan evaluasi. Hal yang tidak berjalan sesuai rencana dan pelajarannya.
- Penutup. Kesimpulan dan saran.
- Lampiran. Dokumentasi, daftar hadir, dan bukti lain.
Menulis pelaksanaan dengan faktual
Tuliskan apa yang terjadi, bukan apa yang diharapkan. Cantumkan tanggal, jumlah peserta yang sebenarnya, dan perubahan dari rencana beserta alasannya. Pembaca lebih mempercayai laporan yang jujur tentang kendala daripada yang seolah semuanya berjalan sempurna.
Evaluasi yang berguna
Bagian evaluasi merupakan bagian yang paling bermanfaat bagi kegiatan berikutnya. Catat apa yang berjalan baik, apa yang perlu diperbaiki, dan usulan konkret. Ada dua hal yang membuat evaluasi bernilai, yaitu kejujuran dan kekhususan. Prinsipnya ialah laporan ditulis untuk belajar, bukan hanya untuk dilaporkan.
Hubungan dengan laporan keuangan
Bila kegiatan memakai dana, sertakan laporan penggunaan dana atau lampirkan laporan pertanggungjawaban. Panduannya ada di cara membuat laporan pertanggungjawaban. Untuk contoh rencana awalnya, baca contoh proposal kegiatan sekolah.
Pertanyaan yang sering diajukan
Kapan laporan dibuat?
Segera setelah kegiatan selesai, selagi informasi masih segar.
Apakah foto wajib?
Dokumentasi biasanya diminta sebagai bukti, tetapi ikuti aturan lembaga.
Siapa yang menandatangani?
Ketua pelaksana dan pihak yang berwenang menerima, sesuai aturan lembaga.
