Mail merge adalah fitur Word yang menggabungkan satu dokumen templat dengan daftar data, misalnya nama dan alamat, sehingga menghasilkan banyak dokumen yang dipersonalisasi sekaligus. Fitur ini cocok untuk surat undangan, label alamat, sertifikat, dan surat tagihan.
Siapkan daftar data di Excel
- Buat tabel dengan baris judul di bagian atas, misalnya Nama, Alamat, Nomor.
- Pastikan tiap kolom hanya berisi satu jenis data.
- Hindari sel yang digabung dan baris kosong.
- Simpan berkas dan tutup sebelum memakainya di Word.
Langkah di Word
- Buka dokumen yang akan dijadikan templat.
- Pilih tab Mailings, lalu Start Mail Merge dan pilih jenis, misalnya Letters.
- Klik Select Recipients > Use an Existing List, lalu pilih berkas Excel.
- Letakkan kursor di tempat nama akan muncul, lalu klik Insert Merge Field dan pilih kolom.
- Ulangi untuk kolom lain.
- Klik Preview Results untuk melihat hasil tiap data.
- Klik Finish & Merge, lalu pilih Edit Individual Documents atau Print Documents.
Masalah yang umum
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Format angka atau tanggal berubah | Word membaca data sebagai teks mentah | Format kolom sebagai teks di Excel atau atur format field |
| Beberapa data tidak muncul | Ada baris kosong atau kolom tidak sesuai | Rapikan daftar |
| Spasi aneh antara nama | Kolom nama depan dan belakang terpisah | Gabungkan field dengan spasi di antaranya |
Mail merge merupakan fitur yang mudah dipelajari tetapi sering dilupakan. Jika setelah itu Anda ingin hasilnya menjadi PDF per penerima, perlu pendekatan lain, misalnya skrip. Untuk sertifikat, baca cara membuat sertifikat otomatis. Dua hal yang harus dijaga, yaitu data yang rapi dan templat yang sudah final, adalah kunci hasil yang bebas kesalahan. Prinsipnya ialah menguji kecil dahulu.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah mail merge bisa membuat PDF terpisah?
Tidak langsung. Hasilnya satu dokumen besar atau cetak, sehingga pemisahan memerlukan langkah tambahan.
Apakah bisa memakai daftar dari Google Sheets?
Unduh sebagai Excel atau CSV lalu hubungkan.
Mengapa Word meminta konfirmasi sumber data?
Karena tautan ke berkas Excel; pilih Yes bila berkas Anda sendiri.
