Surat penawaran adalah surat resmi yang menawarkan barang atau jasa kepada calon pembeli, lengkap dengan harga, spesifikasi, dan ketentuan. Berbeda dengan proposal yang menjelaskan panjang, surat penawaran biasanya ringkas dan langsung pada pokok tawaran.
Bagian surat penawaran
- Kop, tanggal, nomor, dan perihal. Misalnya "Penawaran Jasa Pembuatan Website".
- Alamat tujuan.
- Salam pembuka dan paragraf pembuka. Perkenalkan diri dan sebutkan konteks, misalnya tindak lanjut percakapan.
- Rincian penawaran. Barang atau jasa, spesifikasi, jumlah, dan harga.
- Ketentuan. Cara pembayaran, jangka waktu pengerjaan, dan batasan.
- Masa berlaku penawaran.
- Penutup. Ajakan berdiskusi dan kontak.
- Tanda tangan.
Menyajikan rincian dengan jelas
Tabel membantu pembaca membandingkan item dan harga. Jelaskan apa yang termasuk dan tidak termasuk. Dengan begitu penerima tidak kaget oleh biaya tambahan. Masa berlaku, misalnya "berlaku selama 14 hari", mencegah harga lama dipakai pada waktu yang jauh.
Gaya bahasa
Gunakan bahasa sopan dan lugas. Hindari klaim berlebihan seperti "terbaik" tanpa bukti. Tawaran merupakan pernyataan yang dapat dianggap mengikat, jadi pastikan angka, tanggal, dan ketentuan sudah benar. Dua hal yang perlu dicek sebelum mengirim, yaitu ketepatan harga dan kesesuaian dengan kebutuhan penerima. Prinsipnya ialah jelas, sopan, dan jujur.
Untuk format surat umum, lihat cara membuat surat resmi, dan bila Anda membutuhkan dokumen lebih panjang, baca cara membuat proposal penawaran kerja sama.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa bedanya surat penawaran dan proposal?
Surat penawaran ringkas dan berfokus pada harga serta ketentuan, sedangkan proposal menjelaskan latar belakang dan rencana lebih lengkap.
Perlukah melampirkan brosur atau katalog?
Bila relevan, ya, agar penerima punya gambaran lengkap.
Berapa lama masa berlaku yang wajar?
Sesuaikan dengan kestabilan harga Anda. Tuliskan tanggal berakhir yang jelas.
